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Robert hat am Montag auf Martin Reckes Reihe über die E-Mail-Hölle bei Fischmarkt aufmerksam gemacht. Martin vertritt dabei die Auffassung, dass E-Mail keinen positiven Beitrag mehr zur Wertschöpfung liefert. E-Mail sei nicht mehr beherrschbar und früher oder später käme der E-Mail-Bankrott.
Ich kann ganz offen gesagt diese Position nicht nachvollziehen. Der Umgang mit Informationen jeglicher Art ist fast ausschließlich eine Sache der Organisation. So auch bei digitalen Informationen wie zum Beispiel E-Mail. Hier mal eine kleine Einführung, wie man E-Mail geregelt bekommt. Vielleicht werd ich das mit der Zeit noch ausbauen oder eine Barcamp-Session daraus machen.

Spamfilter
Das Wichtigste ist heutzutage natürlich der wirkungsvolle Spamfilter, der der Inbox vorgelagert ist und somit 99% des Mülls aussortiert, bevor er die Chance erhält uns zu belästigen. Gmail ist dabei sehr wirkungsvoll, wobei man sich wie bei jeder Nachrichtenübertragung bewusst sein sollte, dass Nachrichten auch verloren gehen können - auch bei der guten alten Post.

Nachrichtenregeln
Um regelmäßige E-Mails gleicher Art besser zu verwalten, sollten E-Mail-Regeln erstellt werden. Die meisten Nutzer vergessen diese Möglichkeit, welche inzwischen IMHO wirklich jeder Client bietet. Newsletter oder regelmäßige Statusberichte oder ähnliches können damit sofort eingeordnet oder auch archiviert werden, ohne die Inbox je zu sehen. Diese Nachrichten wird man bei manueller Bearbeitung ebenfalls nicht genauer durchlesen, sondern sofort einsortieren - aber das kostet Zeit und Aufwand.

Inbox Zero
Es gibt ein von Merlin Mann geprägtes Verfahren im Umgang mit E-Mail, welches sich Inbox Zero nennt. Das bedeutet, dass man wenn man E-Mail bearbeitet die Inbox wirklich leert: Delete, Delegate, Respond, Defer, Do. Diese Methode bedeutet aber nicht, dass man ständig die Inbox im Auge behält, damit sie sich ja nicht füllt, sondern, dass man sie ihn regelmäßigen Abständen voll abarbeitet.

Informationsbewertung
Etwas womit ich gesegnet bin, ist das immens schnelle Erfassen von Inhalten und Bedeutung von Informationen. Das hat mir bei der Erstellung von Online-Presse-Clippings sehr geholfen. Um die Nachrichten optimal bearbeiten zu können, muss man sie zuvor bewerten. Das ist etwas was man auch lernen kann - vor allem durch viel Lesen. Bei der Bewertung der Information kann auch der folgende Punkt helfen.

E-Mail-Kennzeichnung
Manche E-Mail-Clients bieten die Möglichkeit bei E-Mails in der Inbox automatisch zu kennzeichnen, ob man selbst der Adressat, einer von mehreren Adressaten oder auch nur auf Copy ist. Das kann ein Hinweis für die Bedeutung der E-Mail sein.

Umgang mit den Nachrichten
Nach der Bewertung muss man auch bereit sein adäquat mit den Nachrichten umzugehen und manche ggf. einfach zu löschen. Wichtig ist, was für einen selbst wichtig ist, es geht nicht darum es allen anderen Recht machen zu müssen. Manchmal muss man einfach den Kopfschütteln und sagen, nein, das passt bei mir nicht mehr rein, sorry. Hier wieder der Hinweis auf Inbox Zero und die 5 Varianten des Umgangs mit der nachricht - ganz vorne Delete.

Alternativen nutzen
Es gibt Momente in denen E-Mail als Medium besser geeignet und es gibt Momente, in welchen E-Mail als Medium schlechter oder gar nicht geeignet ist. Für kurze Nachfragen oder Mitteilungen ist der Aufwand, welcher sowohl Sender als auch Empfänger haben nicht angemessen. Instant Messaging ist dabei wesentlich besser und flexibler - bei IBM hat es sich als primäres Kommunikationsmittel neben dem Telefon etabliert.

Der Artikel ist nicht vollständig und stellt nur die ersten schnellen Gedanken zum Thema dar. Er erhebt auch keinen Anspruch die einzige Möglichkeit darzustellen mit der Informationsflut durch E-Mail zurecht zu kommen. Aber er gibt meiner Meinung nach ein paar gute Tipps und Hinweise, wenn man Probleme mit seinem E-Mail-Postfach hat.